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Coaching & Consulting im Projekt mit der DAS Environmental Expert GmbH

Damit eine unternehmensweite Erneuerung des ERP-Systems (Enterprise-Resource-Planning-System) und die damit verbundene Digitalisierung der Prozessketten zu einer wahren Erfolgsgeschichte wird, bedarf es eines transparenten und vorausschauenden Multi-Stakeholder-Managements. Um etwaige Show Stopper frühzeitig zu erkennen und diesen gezielt entgegen zu steuern, engagierte die DAS Environmental Expert GmbH (DAS EE) die Projekt- und Change-Management-Experten von LOGSOL.

Schlüsselfaktoren einer erfolgreichen Digitalisierung

Um Potenziale von Automatisierung, Künstlicher Intelligenz, Big Data und vielen weiteren smarten Lösungen optimal auszuschöpfen, müssen Prozesse nahtlos Ende-zu-Ende mit Informationstechnik unterstützt werden. Zum Vorantreiben dieser Digitalisierung gehört auch die passende Software. Ein Dreh- und Angelpunkt solcher digitalen Ökosysteme ist ein leistungsfähiges ERP-System, welches mit allen Produktions- und Back-End-Systemen kommunizieren kann. Doch auch ein implementiertes ERP-System kommt mal an seine Grenzen. Vorangetrieben durch ein starkes Unternehmenswachstum müssen dann sowohl Geschäftsprozesse überprüft und optimiert als auch das Life Cycle Management für die ERP-Anwendung neu ausgerichtet werden. Daraus resultiert ein Projekt, welches nicht nur durch Umfang und Komplexität beeindruckt. Entlang der Prozessketten sind Stakeholder aus allen Teilen der Organisation und des Implementierungspartners beteiligt. In diesem Zusammenhang existieren naturgemäß sehr verschiedene Perspektiven auf die Teilprozesse sowie divergierende Anforderungen an die Abläufe und die systemtechnische Unterstützung.

Vor einer solchen Herausforderung stand auch die DAS EE. Das Umwelttechnologieunternehmen ist spezialisiert auf die Entsorgung anspruchsvoller Abgase in der Hochtechnologiefertigung und die Entsorgung industrieller sowie sanitärer Abwässer. Für das schnell wachsende Dresdner Familienunternehmen ist es entscheidend, dass die Geschäftsprozesse und die digitale Technologie im Haus nachhaltig mit der wachsenden Innovationskraft und dem Markterfolg einhergehen können. Bereits im Jahr 2020 wurde die fundamentale Umstellung auf Microsoft Dynamics 365 (FSC) angestoßen. Gemeinsam mit dem Implementierungsdienstleister und der LOGSOL GmbH wurden im Rahmen eines dreimonatigen Vorprojektes agile Design-Workshops abgehalten. Der Sollzustand des ERP-Systems wurde dabei anhand von aussagekräftigen User-Stories skizziert, woraus eine grobe Kostenkalkulation für die Einführung resultierte.
„Das ist ein sehr modernes Vorgehen, an das sich bis heute nur wenige Unternehmen herantrauen“, sagt Dr. David Wustmann, Bereichsleiter Logistiksoftware und Digitalisierungsspezialist bei LOGSOL, der als beratender Systemarchitekt und Coach hinzugezogen wurde. „Es birgt ein paar Risiken, weil ich mich von Anfang an auf den Anbieter festlege und meine Lösung von seiner Sicht prägen lasse. Zudem kenne ich erst im Verlauf des Projekts das Budget. Dennoch bietet diese Vorgehensweise auch gigantische Vorteile für das Projekt selbst und die Inhalte – zeitlich und vor allem fachlich. Von Anfang an helfen Prozessexperten bei der zukunftsfähigen Gestaltung der Abläufe, statt einfach nur Bestehendes zu digitalisieren.“

Multi-Stakeholder-Management – gemeinsam zum Erfolg

Basis für eine effiziente Zusammenarbeit ist ein zentrales Begriffsverständnis. Insbesondere am Anfang des Projektes kam es immer wieder zur Missverständnissen und unterschiedlichen Auffassungen von Prozessen. „Diese Reibungsverluste zu mildern und ein paar technische Herausforderungen zu adressieren, die zu einem ERP-Projekt gehören, wurde zu meinem Job.“, sagt Dr. David Wustmann. Ein weiteres typisches Phänomen für Change-Projekte im Zuge der Prozessanalyse ist das Verschieben von Workload und Verantwortlichkeiten von einem Bereich in einen anderen. Dies kann zu internen Verwerfungen führen, wenn beispielsweise Beteiligte am Anfang der Prozesskette nun mehr Daten ins System einpflegen müssen, die sie selbst gar nicht nutzen. Eine vermeintliche Mehr-Arbeit, von der jedoch die KollegInnen weiter hinten in der Prozesskette profitieren. In beiden Fällen kann das Unternehmen mit externer „Moderation“ gewinnen, weiß Dr. David Wustmann: „Es ist immer einfacher, wenn jemand von außen ein kritisches Wort findet oder die Brisanz eines Themas unterstreicht. Gleichzeitig kann ich das DAS-Projektteam bei Bedarf ein Stück weit fachlich abholen und zwischen der DAS EE und dem ERP-Anbieter vermitteln.“ Aus der Zusammenarbeit resultieren auch organisatorische Veränderungen. So wurde die Projektstruktur justiert, die Rollen „ERP-Projektleitung“ (Kompetenzen aus Controlling und Finanzbuchhaltung) sowie Project Owner (Head of Global IT) besetzt und Führungspersonen aus allen Fachbereichen zu einem Kernteam formiert. Ein wichtiger Meilenstein, um den gesamten Workflow von Vertrieb und Verkauf bis zur Anlagenauslieferung und Inbetriebnahme zu erneuern sowie lückenlos digital abzubilden. „David Wustmann unterstützt uns bei diesem Projekt in einer Rolle, die wir intern bisher nie besetzt haben. Er ist eine Art beratender Systemarchitekt auf DAS-Seite und Mediator, auch gegenüber dem Implementierungsdienstleister. Wir sehen in ihm keinen klassischen Dienstleister, sondern einen von uns, aus unserem Team.“, so Sven Vogler, Projektleiter DAS EE. Mathias Claus, Projekt-Owner DAS EE ergänzt: „Auch für zukünftige Change-Projekte ist LOGSOL ein Partner, auf dessen Expertise wir nicht verzichten wollen.“

Change Management for Environmental Experts

Um ein solches ERP-Projekt parallel zum wachsenden Tagesgeschäft einzuplanen, ist das Buy-in aller Beteiligten notwendig. Es braucht eine stringente Projektführung, einen klaren Nutzenfokus und Flexibilität, um sich an tagesaktuellen Veränderungen anpassen zu können. Nur so kann das unternehmensinterne Projekt bei Bedarf auch Vorrang gegenüber Kundenanliegen erhalten. Eine sehr hohe Motivation und Eigenverantwortlichkeit im Team entstand zudem dadurch, dass sich die DAS-MitarbeiterInnen freiwillig als zukünftige Key-UserInnen für dieses Projekt bewerben konnten. „Gemeinsam mit David Wustmann ist es gelungen, unser komplettes Projektteam und unsere mehr als 20 internen Key-UserInnen auf den begonnenen agilen Weg mitzunehmen“, sagt Mathias Claus, Projekt-Owner bei DAS EE. „Alle lernen dazu. Die gute bereichsübergreifende Zusammenarbeit sowie das verantwortungsbewusste Handeln der einzelnen Personen für ihren Fachbereich sind wesentliche Faktoren für einen erfolgreichen Projektfortschritt. Und dadurch, dass so viele an dem Projekt beteiligt sind, konnte diese neue Arbeitsweise wirklich im Unternehmen ankommen.“ Beide empfinden den aktuellen Fortschritt, in Anbetracht ihrer noch vor drei Jahren vorhandenen Skepsis gegenüber einer komplett agilen ERP-Implementierung, als außergewöhnlich gut. Auch auf andere Bereiche hat dies positive Auswirkungen. Bereits in der Vergangenheit wurde die Rolle „beratender Systemarchitekt“ im Projekt „Standorterweiterung Dresden“ vergeben. Ein Projekt, welches seit 2018 ebenfalls von LOGSOL unterstützt wird und zur Planung der logistischen Abläufe für die neue Produktionshalle und das Lager ins Leben gerufen wurde. Der Bau ist mittlerweile abgeschlossen, die Infrastruktur steht. Das Lagerverwaltungssystems (LVS) soll zusammen mit dem ERP – und natürlich: mit LOGSOL und Dr. David Wustmann – 2023 in Betrieb gehen.