Wie viel Logistik steckt eigentlich hinter unseren Lottoscheinen?
LOGSOL wurde von der Sächsischen Lotto- GmbH mit der Überprüfung und Gestaltung eines zukunftsorientierten, logistischen Gesamtkonzeptes über alle Logistikabläufe hinweg beauftragt. Eine für die LOGSOL-Projektverantwortlichen sehr spannende Aufgabenstellung, kommen einem bei „Lotto“ doch als Erstes nur die Spielscheine in den Sinn.
Ganz schön viel Logistik
Die Sächsische Lotto-GmbH beschäftigt rund 130 Mitarbeiter. Bei den Vertragspartnern, den 1.250 Annahmestellen, sind ca. 5.000 VerkäuferInnen beschäftigt.
Die Versorgung dieses großen Filialnetzes mit Lottoscheinen, Rubbellosen und Marketing-Materialien sowie der Vertriebskommunikation wird aktuell in einem 2-stufigen Logistikprozess bewerkstelligt: Die Anlieferung der Materialen erfolgt an das Zentrallager an den Unternehmensstandort in Leipzig. Dort erfolgen die filialspezifische Kommissionierung und der Kurierversand an die beiden Bezirksdirektionen Dresden und Chemnitz. Die Bezirksdirektion Leipzig hat ihren Sitz am Unternehmensstandort und wird direkt angeliefert. Von den Standorten der Bezirksdirektionen werden die jeweiligen Annahmestellen per Kurier direkt beliefert. Beispielweise werden in der Bezirksdirektion Chemnitz u.a. 24 000 Kurierboxen jährlich an die 467 Filialen geliefert, hinzu kommen separat zugesandte Materialien wie Gehweg-Aufsteller, die zusätzlich als Sperrgut verschickt werden.
Dieser zweistufige Logistikprozess wurde von den LOGSOL-Beratungsspezialisten bzgl. Wirtschaftlichkeit, Prozesssicherheit und Optimierungspotentialen untersucht. Ziel war es, eine Empfehlung für einen optimalen Logistikprozess für die Sächsische Lotto-GmbH zu erarbeiten und diesen als Entscheidungsgrundlage vorzustellen.
Der professionelle Blick ist gefragt
Nach dem Kickoff im November 2021 erfolgte die Analyse durch die LOGSOL-Projektverantwortlichen. In der ersten Phase wurde eine Bestandsaufnahme vorgenommen und die Ist-Prozesse vor Ort persönlich angeschaut, begleitet und hinterfragt. Durch die direkte Begleitung der Mitarbeiter vor Ort, den professionellen Blick auf alle Arbeitsabläufe und Prozesse sowie die persönliche Befragung gibt es den notwendigen aktuellen, realen Überblick für die Erstellung eines optimalen, realisierbaren Konzepts. Durch die direkte Befragung von operativen Mitarbeitern konnten die Daten bzgl. ausgeführter Arbeitsabläufe und Zeitbedarfe direkt erfasst und parallel über eine MTM validiert werden. Eine sehr spezifische logistische Herausforderung gibt es beispielsweise durch das Zentrallager, dessen Lagerräume sich auf verschiedenen Ebenen am Unternehmensstandort in Leipzig befinden. Das bedeutet für die Logistikmitarbeiter weite Wege, Ebenen- und Arbeitsmittelwechsel (Trolley, Hubwagen, Gabelstapler) beim Transport.
Basierend auf den gesammelten Analysedaten und der schwachstellenorientierten Prozessanalyse wurde ein Prozessablaufdiagramm und eine Optimierungsliste erstellt, die in einer ersten Milestone-Präsentation gemeinsam mit Sachsenlotto abgestimmt und validiert wurde.
Neue Potentiale und Zukunftsszenarien aufzeigen
Diese Dokumentation dient im Anschluss als Daten-und Planungsgrundlage für die Evaluierung und Entwicklung optimierter zukunftsorientierter Konzepte für die bisher zweistufige Sachsenlotto-Logistik. Folgende Fragestellungen standen dabei im Fokus: An welchen Stellen kann das aktuelle logistische Konzept optimiert werden? Welche Prozesse können eingespart, bzw. verschlankt werden? Welche Zukunftsszenarien gibt es? Was lässt sich kurzfristig, mittelfristig und langfristig in welcher Weise umsetzen? Welche Einsparpotentiale in kaufmännischer Sicht aber auch aus prozessorientierter Sicht, bzgl. Prozessrobustheit und Sicherheit, wurden identifiziert?
Es entstanden sechs Konzeptvarianten, die in einem ersten Zwischenschritt mit Sachsenlotto gemeinsam hinsichtlich interner Machbarkeit und Umsetzungsbarrieren (wie beispielsweise IT- und Datenschutzaspekte) überprüft wurden.
Gemeinsam vorbereitet auf die Zielgerade
Vier der Konzepte qualifizierten sich. Für diese wurde jeweils eine Nutzwertanalyse und eine qualitative Bewertung von den LOGSOL-Spezialisten als Entscheidungsunterstützung erstellt.
In einem Workshop mit zehn Sachsenlotto-Experten aus Vertrieb, Marketing und Logistik, inkl. den Zwischenlagerverantwortlichen, wurden die Analysen vorgestellt und gemeinsam abgestimmt.
Termingerecht fand im März 2022 vor dem Entscheidungsgremium die Abschlusspräsentation mit der Empfehlung zur Gestaltung eines logistisch optimierten Gesamtkonzeptes statt. Dieses zeigt aus unabhängiger Expertensicht deutlich auf, was, wann, wie mit welchem Aufwand verbunden ist. „Wir mussten das Projekt unter verschärften Pandemiebedingungen beginnen, jedoch kam es dank der Professionalität und der Flexibilität von den LOGSOL-Projektleitern nicht zu Terminverzögerungen oder zu Projektunterbrechungen und unser Terminplan konnte komplett eingehalten werden.“, resümiert der verantwortliche Projektleiter Steffen Holz, Leiter Einkauf Sächsische Lotto-GmbH.
So ist LOGSOL gespannt, für welches Konzept die Entscheidung getroffen wird. Zur weiteren Unterstützung bei der Ausschreibung und Auswahl der besten Realisierungspartner ist LOGSOL bereits fest eingeplant. Damit die jährlichen 60.000 Kurierboxen noch effizienter an die 1.250 Annahmestellen geliefert werden und jeder stets rechtzeitig sein Los zum Glück ausfüllen kann.
