Versorgung auf dem Stand der Technik: SAP EWM-Lastenheft für SachsenEnergie

LOGSOL und Carsten Gutmann kennen SachsenEnergie schon lange von vielen gemeinsamen Projekten. Das bisherige Highlight: Im Oktober 2023 bekam LOGSOL den Auftrag, für den größten kommunalen Energiedienstleister in Ostsachsen ein Lastenheft für die EU-weite Ausschreibung einer SAP S/4HANA-EWM-Implementierung zu erstellen. Bei dem komplexen Projekt waren Carsten Gutmann mit seinen mehr als 15 Jahren LOGSOL-Erfahrung als SAP Consultant und Leiter der Business Unit Digitale Transformation und sein Team gefragt. Das intelligente Enterprise-Resource-Planning-System SAP S/4HANA vereinheitlicht die Prozesse bei dem Strom-, Gas-, Wärme-, Wasser- und Glasfaserversorger mit seinen circa 600.000 Kunden. SAP Extended Warehouse Management (EWM) unterstützt hierbei als Lagerverwaltungssystem die logistischen Prozesse. Gutmann berichtet: „Im Vergabeprozess konnten wir mit Referenzen aus circa zehn früheren Logistikprojekten bei der Gruppe punkten.“ Jetzt durfte das energiegeladene LOGSOL-Team einmal mehr seine Fähigkeiten und Kenntnisse unter Beweis stellen.

Ziel: Einheitliche Prozesse, wenig Administration

Die fachliche Expertise und regionale Nähe der Dresdner Lösungsanbieter überzeugten Laura Harnisch, Projektleiterin bei der SachsenEnergie AG. Denn sowohl für die umfangreiche Ist-Prozess-Aufnahme als auch die Soll-Prozess-Definition waren viele Abstimmungen wichtig. SachsenEnergie will die Abläufe zwischen dem Zentrallager in Kesselsdorf und dem Zählerlager in Dresden harmonisieren, alle EWM-Prozesse weniger komplex gestalten, signifikant verbessern und den Administrationsaufwand geringhalten. Im Laufe der Jahre ist das umfangreiche System mit der Gruppe gewachsen, wurde immer wieder angepasst und dadurch sehr komplex. Das Zentrallager arbeitet für An- und Auslieferungen schon mit SAP ERP S/4HANA, aber für die Logistikprozesse ist noch das SAP EWM 9.5 im Einsatz, für das der Hersteller-Support Ende 2027 ausläuft. Im Zählerlager wird SAP EWM 9.5 nur begrenzt genutzt.

„Für Anwender, die jeden Tag mit eigenentwickelten Lösungen arbeiten, ist das der Standard. Man braucht den Blick von außen“, beschreibt Harnisch die Ausgangssituation.
Carsten Gutmann bot die passende Perspektive.In zahlreichen SAP-Implementierungs-Projekten haben er und sein Team Expertise und Innovationskraft bewiesen, auch bei der Begleitung der Logistikplanung für SachsenEnergie. „Das gemeinsame konstruktive Miteinander“ motiviert ihn jedes Mal aufs Neue. Spannend fand er diesmal, in der Soll-Prozess-Definition für den Materialfluss abzuwägen, „ob sich ein zukünftiger Prozess im SAP-Standard umsetzen lässt oder eine systemseitige Anpassung benötigt wird“.

Weg zum Ziel: Viele Workshops, mehrmals pro Woche

Herausfinden ließ sich das in zahlreichen Workshops, manchmal mehrmals pro Woche. Auch wenn es für 15 Mitarbeitende von SachsenEnergie über Monate hinweg Mehrarbeit bedeutete, berichtet Harnisch: „Alle haben sich gern die Zeit genommen, weil LOGSOL die Treffen angenehm gestaltete.“ Das trug entscheidend dazu bei, dass sowohl die interdisziplinäre Kooperation von drei Fachgruppen aus der Materialwirtschaft mit der IT, als auch die standortübergreifende Zusammenarbeit zwischen Zentrallager, Zählerlager und Hauptverwaltung reibungslos funktionierte.
„Nach der Ist-Analyse waren wir überrascht, wie viele unserer Prozesse nicht im Standard sind“, resümiert Harnisch. Künftig sollen mehr als zwei Drittel vereinheitlicht werden. „Gemeinsam haben wir verabschiedet, welcher Prozess künftig in den Standard geht oder individuell umgesetzt wird“, sagt Gutmann. Bei spezifischen Anforderungen mussten die LOGSOL-Experten abwägen, welchen Gewinn eine Systemanpassung bedeutet. „Alleine hätten wir das nicht so effizient geschafft“, sagt Harnisch.

Bis 2028 will SachsenEnergie das SAP S/4HANA EWM implementieren. „Mit dem Lastenheft von LOGSOL haben wir unseren Grundstein für die nächsten Jahre gelegt“, fasst Harnisch das erfolgreiche Vorprojekt zusammen. Der pragmatische, intensive Ansatz mit vielen Treffen vor Ort führten laut ihrer und Gutmanns Meinung abschließend zum Erfolg.